엑셀 파일이 너무 클 때? 꼭 알아야 할 파일 압축 기술 알려드립니다.

엑셀(Excel)은 데이터 관리, 분석, 보고서 작성 등 다양한 업무에서 필수적인 도구입니다. 하지만 데이터를 많이 입력하거나 이미지, 차트, 수식을 추가하면 파일 용량이 급격히 증가할 수 있습니다.

파일 크기가 너무 크면 엑셀이 느려지고, 저장 및 공유가 어려워질 수 있습니다. 이를 해결하기 위해 엑셀 파일을 압축하고 최적화하는 다양한 방법을 소개합니다.

엑셀 파일 크기가 커지는 주요 원인

엑셀 파일의 용량이 커지는 이유를 알면 효과적으로 최적화할 수 있습니다. 대표적인 원인은 다음과 같습니다.

 불필요한 데이터가 포함된 경우

사용하지 않는 서식이나 조건부 서식이 많을 경우

 고해상도 이미지 및 차트를 포함한 경우

수식이 많거나 복잡한 함수가 포함된 경우

 필요 없는 숨겨진 시트 및 범위가 있을 경우

이제 엑셀 파일 용량을 줄이는 효율적인 압축 기술을 알아보겠습니다.

 

 

 

 

 

불필요한 데이터 정리로 용량 줄이기

사용하지 않는 행과 열 삭제

엑셀 파일을 열었을 때 빈 셀에도 데이터가 포함될 수 있습니다.

불필요한 행과 열을 정리하면 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

🔹 방법:

Ctrl + Shift + → (오른쪽), Ctrl + Shift + ↓ (아래쪽) 키를 눌러 빈 셀 범위를 선택-[삭제] → [전체 행 삭제] 또는 [전체 열 삭제]-이 과정을 거치면 사용되지 않는 영역이 정리되면서 파일 용량이 줄어듭니다.

 중복 데이터 삭제

중복된 데이터를 제거하면 용량을 줄이고 데이터 정리를 할 수 있습니다.

🔹 방법:

데이터를 선택한 후 [데이터] → [중복된 항목 제거] 클릭-중복된 데이터를 확인한 후 삭제

이 기능은 특히 대량 데이터 관리에서 효과적입니다.

조건부 서식 및 스타일 최적화

불필요한 조건부 서식 삭제

조건부 서식은 데이터를 강조하는 데 유용하지만, 너무 많이 사용하면 파일 용량이 커집니다.

🔹 방법:

[홈] → [조건부 서식] → [규칙 관리] 클릭-불필요한 조건부 서식을 삭제

② 셀 서식 최소화

셀 색상, 테두리, 글꼴 스타일 등 다양한 서식을 적용하면 파일 크기가 커질 수 있습니다.

필요한 서식만 유지하고 나머지는 제거하는 것이 좋습니다.

🔹 방법:

[Ctrl + A] 눌러 모든 셀 선택-[홈] → [셀 스타일] → [기본 스타일] 적용

이미지 및 차트 최적화

 이미지 압축하기

엑셀 파일에 삽입된 고해상도 이미지는 파일 크기를 증가시키는 주요 원인입니다.

이미지 압축 기능을 사용하면 용량을 줄일 수 있습니다.

🔹 방법:

압축할 이미지를 클릭한 후 [그림 서식] → [그림 압축] 선택-“모든 그림에 적용” 선택 후 해상도를 낮춰 저장

이렇게 하면 파일 크기가 줄어들면서도 이미지 품질을 유지할 수 있습니다.

 차트 데이터 최소화

복잡한 차트는 데이터 포인트가 많을수록 파일 크기에 영향을 줍니다.

🔹 방법:

불필요한 데이터 포인트 제거

단순한 차트 유형 선택 (예: 선형 차트)

수식 및 계산식 최적화

불필요한 수식 제거 후 값으로 변환-엑셀에서 동적으로 계산되는 수식이 많으면 파일 크기가 커질 수 있습니다.

필요 없는 수식을 삭제하고 값으로 변환하면 파일 용량을 줄일 수 있습니다.

🔹 방법:

계산된 셀을 선택 후 Ctrl + C (복사)-[붙여넣기 옵션] → [값만 붙여넣기] 선택-② 사용하지 않는 이름 범위 삭제

엑셀에서 생성된 **이름 정의 범위(Name Range)**가 많으면 용량이 커질 수 있습니다.

🔹 방법:

[수식] → [이름 관리자] 클릭

사용하지 않는 이름 삭제

 

 

 

 

불필요한 시트 및 숨겨진 데이터 정리

엑셀 파일에는 필요 없는 숨겨진 시트나 임시 데이터가 포함될 수 있습니다.

이를 삭제하면 용량을 줄일 수 있습니다.

🔹 방법:

**[Ctrl + Shift + Page Down]**을 눌러 숨겨진 시트 확인

불필요한 시트는 [마우스 우클릭] → [삭제]-이 과정에서 임시 데이터 및 백업 시트도 함께 삭제하는 것이 좋습니다.

파일 저장 방식 변경으로 용량 줄이기

 xlsx 형식으로 저장하기

엑셀 파일을 저장할 때 **.xls (구버전 포맷)**로 저장하면 용량이 커집니다.

최신 포맷인 .xlsx로 저장하면 압축률이 높아 용량을 줄일 수 있습니다.

🔹 방법:

[파일] → [다른 이름으로 저장] → [파일 형식: Excel 통합 문서 (*.xlsx)] 선택-[저장] 클릭

압축 폴더(.zip)로 저장

엑셀 파일을 ZIP 파일로 압축하면 파일 크기를 50% 이상 줄일 수 있습니다.

🔹 방법:

엑셀 파일을 선택 후 [마우스 우클릭] → [압축(ZIP) 폴더로 보내기]-이렇게 하면 용량을 효과적으로 줄이면서도 원본 파일을 유지할 수 있습니다.

마무리

엑셀 파일 용량이 너무 크다면, 불필요한 데이터 정리, 조건부 서식 최적화, 이미지 압축, 수식 단순화 등을 통해 용량을 줄일 수 있습니다.

✅ 불필요한 행, 열, 중복 데이터 삭제

✅ 조건부 서식 및 서식 최소화

✅ 이미지 및 차트 최적화

✅ 수식을 값으로 변환하여 단순화

✅ 숨겨진 시트 및 데이터 삭제

✅ 최신 형식(.xlsx)으로 저장 및 ZIP 압축 활용